(3) 流程的执行缺乏强制性
A企业现有的流程中,相关部门的权责与角色不明确或界定模糊;部门与部门之间或员工与员工之间的职责内容与合作方式缺乏统一的规范,导致工作流程中的有些部分不同的部门或角色重复操作,造成资源浪费,或者工作流程中的有些部分由于权责不明确而导致无人实施。
2. 绩效层面地问题
A企业目前尚无成形的绩效考核体系,基本是大锅饭——干多干少一个样。对一些关键流程也没有设置考核指标;流程考核指标的缺失导致了流程缺乏执行的指导性与管理重点,最终使得流程形同虚设。
3. 信息层面的问题
(1) 纵向信息采集处理和使用的效率低下
在A企业,从基层到决策层的信息传递随意性较大,无相应制度和流程规定。特别是总部搬到长沙后,指挥中心与生产基地空间上分开了,纵向信息的高效传递更为困难。纵向信息沟通不畅,决策层在决策时得不到及时准确的信息,只好凭经验和感觉进行决策,决策质量很难保证。
(2) 横向信息沟通不畅,供应链管理薄弱
在供应链管理领域,把供应链上信息失真程度沿着整条链逐步扩大的现象称为“牛鞭效应”。在A企业,这种牛鞭效应尤为明显。由于供应商、分销商的市场和销售信息不能实时提供,供应链上的横向信息沟通不畅,源头信息经过各个环节逐渐失真,导致了各种决策偏差。
(3) 信息系统基础薄弱
A企业的信息化建设尚不完善,信息分散于不同的部门,分散的信息形成了孤岛。信息不准确、不及时、不完整,不利于信息的加工和综合利用。导致信息的不一致,影响正确的决策;信息无法共享,造成信息利用率低,影响管理效率,公司无法有效地监控各个业务的运作。
蓝凌的解决方案
根据前期的分析和诊断,针对A企业的管理问题,蓝凌提出了从流程切入,带动其他管理问题的解决,从而全面提升A企业整体管理水平的思路。并设计了“点面结合,以点带面”的流程优化解决方案。
1. 理念的培训和宣贯;
为了帮助A企业的员工打破以往以部门为中心的思考模式,建立起流程的思想,蓝凌在项目启动会上就为A企业客户作了流程理念的培训。培训系统地为客户描述和解释了流程的概念、流程的思想、流程管理的好处、规范和优化流程管理的工具、方法等内容。
2. 从面上建立A企业的流程体系;
流程体系包括流程清单、流程描述、流程的责任矩阵和流程管理制度。流程清单为A企业的所有重要的流程进行了结构化的分类和分级,最终形成A企业的流程树。通过流程清单,可以体系化地了解A企业所有重要的业务活动和管理活动;蓝凌还为A企业了确定了流程描述的规则,统一了每个部门流程描述的方法;为了使得流程真正具有可执行性,减少工作中责任推诿的现象,蓝凌传递了流程责任矩阵的方法,使得流程的每个环节的工作都落实到了具体的部门和岗位;流程的建立和优化不是一个项目就可以全部完成的,还需要在执行中对其进行不断地优化。针对A企业流程的持续优化,蓝凌设计了一套管理制度,包括流程管理组织设置、流程执行的考核和监督、流程的建立、修改和优化的流程。
3. 从点上选择关键流程,并进行细化和优化;
关键流程与A企业的生产运作紧密相关。关键流程功能的不规范和功能缺乏必然会对A企业的效益产生负面的影响。比如A企业的月度生产经营计划的工作,由于计划不准确,造成原材料和产品的大量积压等问题。以月度生产经营计划为重点,在与客户相关部门反复进行沟通的基础上,蓝凌进行了如下流程优化的工作: |