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高效率却没效果,根源到底在哪里


中华品牌管理网   2017-06-19  作者:吴伯凡 梁东    访问人数:68  共有(0)条评论 我要评论
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有效率、没效果的事情往往都是没有目标的行为。有一个职场新人提问说:“我知道我应该做得更好,但是很多因素不是我能控制的,比如相关环节不配合,结果事情做到一半就卡在那儿,导致我的工作没有效率。”他这样说的确有些道理,因为任何人都不是在孤立的环境中工作的,都需要别人的配合。

高效率却没效果,根源到底在哪里
   

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有一个职场新人提问说:“我知道我应该做得更好,但是很多因素不是我能控制的,比如相关环节不配合,结果事情做到一半就卡在那儿,导致我的工作没有效率。”他这样说的确有些道理,因为任何人都不是在孤立的环境中工作的,都需要别人的配合。

但是,彼得·德鲁克曾经说过,一个人的卓有成效是可以练就、可以学会的。如果一个人想趁年轻干点事情,想成为一个做事有效率的人,他应该怎样做呢?

在工作和生活中,有的人虽然有很多事情要忙,但是工作效率非常高。我的一个朋友在出版社工作,最近我看到他们的书目,发现这些年他一直在钻研宗教、哲学,策划、主持翻译或撰写了上百本书。他不仅编了很多书、写了很多书,还有时间看电视,甚至写长篇文章来评论电视剧呢!

为什么有些人总能够出成绩,而有些人好像很忙,却总是不出成绩呢?说到这里我想到了一个人,就是苏联科学家柳比歇夫,有一本书叫“奇特的一生”,就是专门讲他的。柳比歇夫是生物学家、数学家、哲学家,此外他还是翻译家,《神曲》就是由他翻译成俄文的。他创造了一个奇迹,从20世纪20年代到70年代,他一直坚持写日记,没有中断过一天。他每天的日记实际上是记时间账,记录他每天支出了多少时间、它的产出是什么,就这样一天不落、几十年如一日地做这件事情。

柳比歇夫曾经讲到,我们总是觉得古人的时间多、现代人的时间少,其实古代科技不像现代这么发达,现代很多技术说到底都是为了节省时间,包括电话、电梯、电脑、火车、飞机,甚至是拉链、电动剃须刀。

现代人拥有了很多节省时间的工具,可大家还是觉得时间不够用,没有时间陪孩子玩、没有时间去树林里走一走、没有时间给朋友打个电话聊几句、没有时间回家看望父母等等。现代人节省时间的手段越多,时间就越不够用。古代人用的工具很简陋,但他们卓有成效,成就不凡。

比如亚里士多德,他是亚历山大大帝的老师,他的全集有好几十卷。我们看到这一堆书都会倒吸一口凉气,心想这一堆书什么时候能看完。可亚里士多德是写出了这一堆书,他还跨越多个领域,被称为“百科全书”一样的学者。古代写书可跟现在不一样,在亚里士多德那个年代,别说电脑了,连纸都没有,是把文字刻在泥板上,然后将泥板烧制成形,才算是写完。

相比而言,我们现代人有些无所事事。正如一位叫塞涅卡的哲学家感叹,我们一生的时间大部分花在犯错误及种种恶习上,很大一部分是虚掷的,整个一生几乎没有用来干应当干的事情。

柳比歇夫的时间统计法仿佛一面镜子,一下子照出了自己碌碌无为的样子。我们平时从早忙到晚,回到家里就瘫软在沙发上,好像干了很多事情。实际上,如果把一天所干的事情都记录下来,看看到底干了什么,很多人都接受不了这个现实。管理学大师彼得·德鲁克曾经做过一个实验,他让秘书记录他一个月里干的每一件事情。他后来一看,真正完成的事情少之又少。德鲁克是一个很懂时间管理的人,他都接受不了这个事实。他让秘书再记录一个月,结果发现一个月里干的事情确实是非常少。

柳比歇夫之所以伟大,是因为他敢于直面这个事实。由于有这面镜子照着,他能时时反省,就不会去干那些不必要的事情。就像德鲁克曾经讲到的,有些人行动不便,活动空间非常小,反而做了很多事情。大多数人行动方便,满世界跑,但一年下来干成的事情实际上非常少。

我曾经要求公司的员工写工作日志,有一次我把一位员工的工作日志给他自己看,他感到非常震惊。因为他发现,他一天8个小时所干的事情,可能用半个小时就能干完。

我就问他,其余7个半小时他在干什么。他说自己一直很忙,但就是忘记干了什么。我跟他说,如果忘记干了什么,显然事情并没有产生效果,而且可能并不重要,否则怎么会忘记呢。他后来恍然大悟,说原来每个人每天花在无效果事情上的时间远远超过了他的预期。

正因为如此,德鲁克发现了“效率”和“效果”这两个概念的差别。坐飞机只要两个半小时就能从北京到广州,这是效率。但是,很多人没有想过到了广州的效果是什么。我们现代人用工具解决的多半只是效率问题,而不是效果问题。

据说德鲁克曾经暗恋女孩多丽丝,后来他去了伦敦,跟女孩失去了联系。直到有一天,他在伦敦的地铁里邂逅了女孩,当时两人都欣喜若狂。他们都乘着扶梯,德鲁克下了上行的扶梯,赶紧去下行的扶梯,而多丽丝下了下行的扶梯,赶紧去上行的扶梯。结果他们再一次擦身而过。

由于两个人都沉浸在相逢的狂喜之中,他们又重复了一次刚才的情景。德鲁克这时意识到,必须有一个人停下来,两个人才能真正见面,所以他就停下来等多丽丝过来,他们才终于拥抱在一起。

这就是效率和效果的差别。电梯有效率,但无论它运行多快,只能解决从上到下或从下到上的问题,而不能保证有效果,不能保证两个人能够拥抱在一起。

每天我们都忙忙碌碌的,显得很有效率似的,抄起电话就说话,在键盘上噼里啪啦地打字,但一天过去了,认真总结一下,好像又白忙了一天。用米兰·昆德拉的话来说,现代社会是一个被速度之魔所裹挟的社会,所有的东西都只为让人们提高速度,但是大家没有停下来想一想到底要到哪儿去、到底要做什么。

所以,我们就会为速度而速度,为效率而效率,最后干了很多无关紧要的事情,真正应该干的事情反而没有干。这就是很多人碌碌无为的原因。在现实工作中,有人总说自己很忙、很用心,见了客户、打了电话,但我们要看最终的效果是什么。

德鲁克说的“效果”跟他后来提出的“目标管理”实际上是一回事,有效率、没效果的事情往往都是没有目标的行为。结果就是有的人看上去很忙,像迷宫里的老鼠一样窜来窜去,但又说不清楚到底在忙什么。在公司里大家都很忙,但是按照关键业绩指标“KPI”来衡量,有的人实际上做的事情非常少。

德鲁克说,真正做到卓有成效,要做到五个方面:第一,善于利用有限的时间;第二,重视对外界的贡献。重要的是作出了什么贡献,而不是做了什么,这两者之间的区别就在于前者强调的是结果;第三,卓有成效的管理者善于利用自己和别人的长处,而不去管那些短处的事情。

德鲁克有一句名言,管理者就是如何利用别人的长处来实现自己目标的人。至于说这个人是好是坏、如何把这个人教育成一个有理想的人,那是上帝的事情,不是管理者要做的事情;第四,有效的管理者总是集中精力于少数重要的领域,就是“要事优先”;第五,必须要作出有效的决策。做事情时最终是要面临各种选择的,能否作出最有效的选择最终将决定你是否卓有成效。

德鲁克曾经说过,唯有时间是最公平的。一个人再有钱,老天也不会多给他一点时间,每个人每天都是24小时。时间作为一种特殊的资产有两个特点:第一,每个人拥有的时间是一样的;第二,别的资产是可以转让或买卖的,但时间是买不来的。时间作为一种特殊的资产,需要非常妥善和严格的管理,但不幸的是,这种不可买卖、不可替代、供给弹性为零的资产最不容易管理。

有的人喜欢记账,会把自己花的每一笔钱记得非常清楚,但是很少有人算时间的账。而且,时间资产还有一个假象,它好像是取之不尽、用之不竭的,今天过去了还有明天。但对于每一个人来说,时间其实屈指可数,一辈子也就两万多天而已。

东方哲学的某些观点认为,按每一分、每一秒去管理时间的人是无趣的,甚至有一句话叫作“不戴手表的人是幸福的”。事实上,人的幸福感来自于内心的充实。许多时间充裕的人往往很不幸福,充满焦虑。焦虑感和紧迫感是不同的。时间充裕的人往往没有紧迫感,但一定有焦虑感。许多抑郁症患者都是时间充裕的人,所以说“不带手表的人是幸福的”这句话是骗人的。真正的幸福感来自于充实感,来自于卓有成效的那种感觉。

初看起来,《奇特的一生》的主人公天天记录时间,显得非常乏味,但是后来我们能看到这是一个内心无比充实和幸福的人,他的每一天都是可以复原的,他把这一年的日志一页一页地翻过,他就能一天一天地复原。

很多人觉得少年时期的时间很漫长,过得很充实、很幸福。那是因为工作以后,我们每天的生活都被格式化了,显得非常简单,简单到昨天、今天、明天都差不多。当一天一天重复的时候,所有的日子加起来就显得非常短暂。为什么同样的时间段,我们在少年时候觉得长、长大后觉得短呢?原因就在于时间的感受是通过事件来计量的,事件就像是里程碑。如果在一年中做了很多很有效果的事情,人们的时间感受就会丰富多彩;如果没有效果,就不可能有什么记忆,因为这时记忆变得单调贫乏,再多、再长也是贫乏。

柳比歇夫的时间日记一年一本放在那儿,一篇篇的文章放在那儿,每一篇日记、每个日记本都能唤醒充实的记忆。所有的记录都能让他感受到时间和生活的丰富,所以我们不要弄得看似每天都很忙、很有效率,但不知道自己到底做了什么,反而成了一个没有效果的人。



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来源:凤凰读书计划
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