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拼到管理层了?五步法教你快速激活团队


中华品牌管理网   2016-11-14  作者:加藤彰、加留部贵行    访问人数:482  共有(0)条评论 我要评论
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员工积极性不高怎么办?团队步调不一致怎么改?任务不能及时完成又该如何破?团队n个问题,一个对策——五步法教你快速激活团队。

拼到管理层了?五步法教你快速激活团队
   

Managershare:你的团队真的形成了吗?

员工积极性不高怎么办?团队步调不一致怎么改?任务不能及时完成又该如何破?团队n个问题,一个对策——五步法教你快速激活团队。

如果现在公司里提拔你到一个新岗位上担任领导职务,你会用什么办法来进行团队建设?你如何快速进行团队建设以凝聚团队?要知道,集体不同于团队。如果你不能够很快的打造一个优秀的团队,那么,你很可能在这个位置上不会待的时间太长。下文中的小A就是一个最典型的例子,在新岗位上也就半年就被调离了。那么该如何激活一个团队呢?

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小A的例子

谈到团队建设的话题,总是会想起好友小A的例子。故事有点长,在这里尽量简单地给大家介绍一下。

小A在我们这些同时期进入公司的同事里出类拔萃,进入公司15年后晋升为科长。这是一个全新的部门,部门成员都是从其他各个部门调过来的。一个崭新的部门本应聚集很多精英,但是新的部门成员里面却有被原部门“抛弃”的剩余力量,也有比小A年长的技术骨干,甚至还掺杂着临时员工,可以说是鱼龙混杂。

小A认为“开头是最关键的”,在上任的第一天和下属匆匆忙忙寒暄之后,就召集全体员工进行了讲话。在讲话中,小A传达了公司对新部门的期待,自己的决心,以及为整个部门树立新的目标和宣言。随后又鼓励每个员工轮流说了一下能胜任的领域以及个人的工作目标。

第二天,全体员工都聚在会议室里,全面分析了一下整个团队的目标。虽然员工们被这种突如其来的高涨气势弄得有点晕头转向,但是在小A的倡导下,每个人也都表达了自己的决心、个人工作目标,并为此做了保证。在为小A举行的欢迎会上,大家都表达了对小A的赞赏和期待,此时小A自以为已经成功地统一了整个团队的意识。

虽然有人吹笛但无人跳舞(无人响应)……

当小A认为已经成功地统一了团队意识之后,开始在平时的工作中苛求工作成果,对于牢骚和解释一概不听,总是要求员工把工作做到完美的状态。在业务上也事无巨细地要求下属,彻底执行“菠菜法则”(报告、联络和商量,日语中“报联商”的读音与菠菜相同,故被称为菠菜法则。——译者注)。一旦发生重大问题,就紧急召集所有员工,强硬表达自己的想法。

但是,小A的严厉管理并没有促进业绩的增长,反而使错误的发生更加频繁。大多数员工逐渐形成了口是心非的作风,不与上司沟通,小A也无法及时得到工作现场的信息。员工之间的合作不协调,互相推卸责任的情况也越来越多。

每次,小A都会严厉指责,并对细节进行指示。这样反而使员工的士气越来越低落,工作业绩每况愈下。可以说已经形成了“虽然有人吹笛但无人跳舞”的局面。最终,小A没有取得显著的业绩,在半年后被调往其他的部门。

团队成员之间的关系性决定团队的好坏

小A的做法到底是哪里出了问题呢?小A过分专制的领导作风和过分追求业绩的做法确实存在问题,但是,在企业里面,有时在不同的场合和时间,也会需要这种领导风格。这一点,并不能成为责怪小A的理由。

小A最主要的问题在于急于追求成果,却忽略了团队建设。就像在没有土壤的地方奢求植物发芽一样,他从根本上弄错了事情的顺序。

团队是拥有共同目的的人的集合体。人集合在一起,就形成了人与人之间的关系性。所谓组织,代表人的集合的同时,也代表着各种关系的结合。因此,团队关系的好坏,即团队成员之间关系性的好坏,对能否有效发挥团队作用具有极大的影响。

例如,只有与上司之间取得良好的沟通和交流,工作才能顺利进行。关系密切的团体,才能创造出大量的优质创意。相反,如果彼此之间信赖度低,没有共同协作完成工作的意识,无论在多么完美的管理体系与守则下,都难以达成理想的成果。

当然,上下等级关系、权力、职位等也是人与人关系中的一种。“你为我做了……我也给你……”这种等价交换也是其中的一种。像这样,通过权力或者等价交换而使人发挥作用是现在企业里面的常用手段,但是仅靠这一点是不能够真正唤起团队的力量的。因为人都是有感情的。

感情在很大程度上左右成果

会议、商谈、研讨、研修……我们以商讨的名义通过彼此之间的相互协作,来达成创造或者学习的目的。要想通过商讨取得解决问题的对策、创意和方案,或是取得具体的成果,有两个要素是必不可少的。

一个是事实、知识、经验等之类的信息资源;另一个就是分析信息并将其进行重新组合的思考过程。拿电脑来举例的话,前者就是数据,后者就是程序。在电脑里面输入数据和程序,就会自动得出最适合的答案。无论何时,只要输入相同的数据和程序,都会得出相同的答案。

但是,人是有感情的动物,和电脑是不一样的。处在不同的心理状态下,数据和程序都会有所不同。即使是同样的数据和程序,由于不同状态时的感情差异,答案也会随之发生变化。

更何况,多人商讨时,彼此之间的关系与情感在很大程度上影响着结果。这种情况在日常生活中也比较容易表现出来,比如在讨厌的人面前不喜欢说话,生气的时候会不由自主地说很多不该说的话。无论别人怎么劝说,要是感觉无法达到一致的话就不认同。人是受感情支配的动物,如果不能很好地处理感情问题,信息资源和思考过程就无法灵活地发挥作用。

集体与团队的差异

就像最初给大家介绍的例子一样,并不是人与人集合在一起,就能组成有效的团队。即使拥有共同的课题,意识也未必能达到统一。如果不做好热身运动,就不能进行很好的交流,也不会有高涨的情绪和干劲。

大家知道集体与团队(组织)的不同之处吗?例如,导游举旗带领的旅游者的集合称为集体,相对而言,足球比赛中共同战斗的选手们则被称为团队。团队具有集体所不具备的三种特征。

(1)共同的框架

目的、目标、规范、步骤、任务等,要把很多人统一到一起,必须要有共同的框架。如果没有,那最多也只不过就是散乱个体的集合,无法进行统一的活动,也无法实现团队的职能。

(2)共同协作的热情

所谓共同协作的热情,就是“大家共同努力”的心态。即使拥有了共同的框架,如果成员有“只做好自己的事情就好”或“不喜欢与那家伙合作”这类消极的想法,就无法组成团队。每个人不仅要为自己奋斗,还要有为团队奉献的意识才能有效地发挥团队作用。

(3)调整团队意识和行动方向

如果不调整团队的行动和意识,好不容易拥有的协作热情会半途而废,也就无法有效地发挥团队的作用。具体来说就是要通过积极的沟通和交流,调整思维方式与行动方向。如果一个团队不能进行充分的沟通,也就不能称之为团队。

团队建设

在商谈之初,使集合起来的群体具有共同的框架,建立彼此之间的关联性来提高协同工作的热情,并创造出适合沟通和交流的环境。这一系列的过程被称为团队建设。也就是,为了使单纯的群体成为团队,要对团队意识和行动的相互统一进行调整。

作为团队的领导或者负责会议、工程等进程活动的推动者,必须在短时间内使团队充分发挥力量。所以,团队建设就成为活动最初也是最重要的课题。

进一步来说,团队的状态是不断变化的,我们必须不断地观察并推动团队力量发展壮大。这就要求我们非常仔细地应对各种状况,如果说团队建设决定成果,一点也不为过。

两天一夜的团队建设集训

下面,利用本书中将要介绍的团队建设的方法,来看一个成功的团队建设实例,请与前一个例子进行一下比较。

小B并不属于小A那种聪明类型。但是,大家都认为他所担当的项目多数都很有活力,也很成功。可能是因为小B在业余时间担任着志愿者活动的领导,他非常善于调动别人的干劲。因此,小B接替了小A的职务。

上任的那天,小B匆忙与大家寒暄之后,提了一个建议:进行两天一夜的集体训练活动。希望借助公司郊外疗养所的会议室,在轻松的氛围中与大家进行交流。

第一步:集训中,大家先是阐述了当时的心情与期望,进行了“Check In”活动。

Check In(不限制人数,需要时间20分钟,不需要准备物品)

这是在会议开始之前,轻松并具有代表性的破冰法。每个人按照顺序,把身边最近发生的事情,或者感兴趣的新闻(好的&新鲜的)与大家分享,每个人一分钟左右的时间。主题任选,但是应尽量选择易于表述的内容。也可以根据会议的主题,由主持者提示一些与会议相关的主题。

【主题举例】

  • ①最近开心(关心)的事情。

  • ②现在的心情或现场的感受。

  • ③来参加会议的理由或对于会议的期待。

  • ④对于会议主题的想法。

总之,这个活动的目的,是为了让大家在轻松的氛围内开始交流,对于每个人所讲的内容大家都会欣然接受,而不会否定。另外,主持者也无需在每个人讲话之后发表评论,不必深度挖掘内容,最主要的就是要顺利、轻松、有秩序地进行。在活动中没有必要争强好胜,区分优劣,关键就是要顺利完成。

对于一些难为情或者不习惯的人,主持者可以随意地提示:“例如某件事情怎么样?”以此来促进发言。在每个人发言过后,大家共同鼓掌,这样也有助于形成会议的一体感。为了避免出现过于冗长的话题,主持者可在开始之前举一个例子来引导大家。

座位的布局可以选择U字形或者圆形,这样能够使大家彼此看到对方的笑脸。另外,如果一边吃着糖果喝着茶一边进行的话,可以使场面更加轻松愉快。

第二步:之后每五个人一组,来比赛用纸建塔的高度(“纸塔”)。通过这个活动,大家体验到了协作的重要性。

纸塔游戏(不限制人数,需要时间30分钟,需要准备纸)

纸塔游戏是通过团体合作来学习领导、服从、参与、交流等团体活动要点的游戏,是团队建设方法中具有代表性的练习。也可以用吸管代替纸来进行(吸管塔游戏)。

首先分成几个组,分给每个组30~40张A4纸,使用相同数量的A4纸来搭建一个能独立立在地面的纸塔,并且在规定时间内比较搭建纸塔的高度。开始搭建纸塔之前,每个组都有10~15分钟时间来讨论作战策略,在此期间禁止碰触纸张。活动开始后,每个小组利用3~5分钟的时间搭建纸塔并在结束时竞争纸塔的高度。在此活动过程中,相信每个小组都会变更之前的作战计划,产生新的意见和想法。

此项活动的目的并不在于胜负,而是通过共同的体验和回顾来思考如何顺利推动团队活动。通过回顾能够根据确立作战策略、分配任务、团体讨论等环节来学习团队合作的要领。

第三步:下午,进入了本次集训的主题“领导的融合Leader′s Intergration”。

目的是通过彼此间的自我剖析,小B与整个团队成员融为一体。活动中,正确的引导与小B坦率、不拘小节的个性相得益彰,活动结束时彼此之间的距离感已经完全消除。这种气氛一直持续到晚上聚餐,大家的笑声也一直持续到很晚。

领导者与团队成员的融合(LeadersIntegration)(20人,需要60分钟,白板)

这个活动的作用是在建立新组织或新项目时,促进团队领导者以最快的速度融入团队,从而加快团队建设的速度。此活动也可以称为“相互理解”(Assimilation),不仅能够尽快加深领导者与团队之间的相互理解,还能够促使团队拥有统一的计划、方针和目标,对领导者与团队成员间方案的制定也有很大帮助。

1.开场白Opening

首先,组织者陈述此次活动的目的,以及领导者与团队成员对于彼此的期待,并说明组织者在整个活动中所起的作用(促进双方积极交流、掌握时间、维持秩序等)。最后简单说明活动进行的步骤和规则,并提出希望大家能够配合的愿望。

2.征集团队成员的提问

团队领导者暂时离场到其他房间,在此期间组织者要征集大家对团队和团队领导者的问题并且写在白板上。记录时禁止公开每个问题的提问者的姓名。

  • ①对领导者的了解和意见。

  • ②对于领导者,想进一步了解的事情。

  • ③对领导者有何期待和愿望。

  • ④能够为团队做哪些贡献。

3.准备回答问题

团队成员暂时休息,领导者返回现场为回答问题做准备,此时组织者要再次说明注意事项(例如:努力分析自我,不能询问问题提出者的姓名,对没有建设性的问题采取毅然的态度等)。

4.领导者回答问题

全体成员重新登场,领导者按照顺序回答问题,如果遇到不愿意回答的问题也可以拒绝回答。在回答问题的过程中,如果领导者对团队或团队对领导者要约定相关事项,请直接在现场宣布。

5.结束

确认完新的约定以及追加问题之后,请领导者以及团队成员分别发表各自的感想并与大家共同分享。如果条件允许,活动结束后大家一起去喝酒来进一步加深彼此的了解。有关活动中新的约定和追加问题在几个月后应采取相同的方式来检验进展状况。

这个活动成功与否就在于团队领导者是否能够真正地向团队展开自己。如果很直率地一一回答团队成员的提问就能够缩近彼此之间的距离,反之,如果故意打岔,敷衍了事反而会使关系更加恶劣。为了避免这种情况的发生,应尽量创造一个适合领导者向团队敞开心扉的活动气氛。

第四步:第二天是个晴朗的好天气,所以大家改变计划,在外面一边散步一边进行了几个需要身体运动的“团队练习”。最初有的人不太喜欢,但是实际行动之后却发现很有趣,产生了很多新的体验和感觉。

几个具有代表性身体运动的练习

1.Trust Fall(信任跌倒)(不限制人数,需要30分钟时间,不需要准备物品)

两个人一组,一个人把胳膊抱在胸前闭上眼睛站在另一个人的前面。喊一声口号后前面的人向后倒下,后面的人负责接住前面的人。练习几次后可以逐渐增加人数并向不同的方向倒下,全体成员一起来接。通过此项活动,成员能够真正体会到信赖这个词的含义。

2.Pair Walk(搭档行走)(不限制人数,需要30分钟时间,不需要准备物品)

两个人一组,一个人蒙上眼睛由另一个人带领到户外散步,使蒙上眼睛的人体验除视觉以外的各种活动。最开始可以互相挽着手并肩走,习惯之后请尝试一下仅凭对方的声音来行走。通过这个练习不仅能够学习信赖他人,还能够使视觉以外的各种感觉更加敏感,获得各种各样意外的发现和心得。

3.开始&停止(不限制人数,需要30分钟时间,不需要准备物品)

5~6人一组站成一条直线,脸始终面向正前方从起点走到终点。在行走过程中禁止看旁边人的动作,以及喊口号和说话。团队成员要凭借彼此的感觉一起开始并同时停止。一开始可能难以掌握节奏,那种不和谐的状态会使人哭笑不得,但是你会发现在不知不觉中,大家会配合得越来越默契。

第五步:温暖了身心之后,下午以“怎样使团队更有活力”为题,用“国际咖啡馆”的方式进行了充分的团体间讨论。讨论进行到白热化时,甚至忘记了时间,最后大家一致通过了五个行动方针,至此集训结束。

国际咖啡馆(World Coffee)(不限制人数,用时超过60分钟,纸笔)

活动内容如名字所描述的那样,就是像在咖啡馆里面聊天一样。不同的是,参与者要来回移动座位。这样,虽然是少数人聊天,通过移动参与者的座位也能感觉是全体团队在对话。

1.开场

把5~6人分成一组,以一个圆桌为中心围成一个圆圈,并在桌面上铺一张大纸。首先相同圆桌的人互相进行自我介绍。然后按照各自的喜好为每个圆桌起个名字(旅馆或店名),并把名字写在纸的正中间。

2.家庭对话

组织者宣布对话的主题,以圆桌为单位进行自由的讨论。选择主题的原则与对话活动相同,最好选择适合团队共同讨论的较大的主题(例如:我们追求的团队形象)。在对话期间,偶然想起的内容或印象深刻的内容都可以记录(涂鸦)在大纸上。记录方法自由选择,建议大家用各种颜色或图画来描绘。但是在活动中禁止私人记录,所有的记录都要保留在圆桌上。

3.旅游目的地的对话

对话进行30分钟左右,每个圆桌都留下一个人,其余的人移动到其他圆桌,留下的人和移动的人都要在组成新的小组后,向大家介绍刚才上一个小组的对话内容。如果时间充足,可以反复重复移动座位的过程。

4.再次家庭对话

结束了旅游目的地的对话之后,重新返回最初的圆桌。互相介绍在旅游目的地听到的话题,如果从中发现了大家的相同想法也要记录在桌子上。

5.全体成员共同对话

最后,收集各个桌子上的纸并贴在会场的前面。全体成员呈扇形坐在纸的对面,一边观察纸上记录的内容一边回顾此次活动的过程。在回顾中不要求得出什么结论,只需要大家共同探讨一下是否有新的发现和想法。

在国际咖啡馆活动中,可以把在旅游地听到的新鲜事,当作礼物带给原来小组的伙伴,这样能够使大家顿时产生意外的团结力量,极大地增强彼此之间的交流。

另外,此活动最能够显著发挥作用的场合是一年一次的年会或推广会,或者是在企业合并时各个组织组合在一起,彼此都是初次见面的场合。活动结束时,团队伙伴间的一体感一定会得到很大的提高。

这是一个非常优秀的活动,用来提高团队成员的团结意识。不仅可以用于制定团队目标的场合,还可以用于新组建的团队,并在短时间内能够建立团队关系和团队意识。

团队有了活力就会出成果

第二周,大家一到公司都吃了一惊。原来上司与下属面对面的像教室一样的格局变成了零落小岛似的形状,办公室的布局发生了很大的变化。为了让大家能够更轻松地交流而设置了商谈角,这样大家很自然地开始了交流。同时,还放置了供大家记录各自工作进展的揭示板,使彼此之间都能了解工作进展的情况。

例会的方式也发生了很大的变化。每次,都会预留出团队建设的时间来供大家进行近况的报告,之后才进入正题。而且,小B在会议中只担任会议的促进者,绝不独断。因为之前已经树立了“以团队的共同意见作为组织的决定”这一方针。

最初,大家还在观察小B的脸色而行事,但一个月之后就逐渐展开了自发性地讨论。团队成员之间交流的频率和质量大大提高,此时觉得曾经沉闷的组织气氛只是一场梦。现在,团队已经达成了季度目标,正在准备下一次的飞跃。小B也正在策划“组织中期构想”。

团队建设的三个优势

只要在团队建设上面下功夫,即使是相同的人做相同的事也会达成完全不同的效果,对结果也会产生很大的影响。下面,我们来分析一下团队建设的优势。

1.统一良好的团队建设可以统一成员对团队共同主题的理解、感情、意识以及热情。使本来零散的力量向着同一个方向努力,发挥最大的能量。

2.动力

好的团队建设可以激发每个人的干劲。提到动力,可能很容易联想到金钱或者自我实现等个人动机。当然自我实现也是非常重要的,如果再加上“为团队做贡献”和“希望得到团队的肯定”这些愿望,那么,每个人的工作动力就会有飞跃性的提高。

3.活力

在很多团队中,团队成员的能力没有得到充分的认可,结果使“1+1小于2”。良好的团队建设可以使成员之间的能力相辅相成,产生“1+1等于3或4”的成果。这才是一个真正团队所拥有的活力。

建设良好团队需要的三个要素

在本节的最后我们来思考一下团队建设的意义。大家知道社会关系资本这个概念吗?当今社会存在着各种有价值的事物,一般来说资本就是指人(人力资本)、物(实物资本)、金钱(金融资本)。但最近,知识或信息(知性资本)也常被算作资本。

对于以上概念,也有人把关系性作为资本来考虑。把人与人之间的关系当作资源,起名为社会关系资本。社会关系资本可以产生各种各样的价值。因此,扩充社会关系资本需要三个要素:信赖、互惠性、关系网。

在以物品制造为中心的工业社会,物(土地、设备、天然资源)或钱等看得见的资本一度受到广泛的重视。人只被看作单纯的劳动力。相对而言,在当今以知识为中心的信息化社会,人(能力)、知识、关系等看不见的资本却越来越受到人们的重视。

其中,在21世纪的关系网型社会中,社会关系资本占据着重要的地位。人与人之间关系性的提高,可以激发人的潜在能力,并且通过人与人的相互作用,不断创造新的知识。

总之,社会关系资本是人的资本与知识资本相结合的催化剂,社会关系资本的多少决定着集团机能的大小。而且,社会关系资本是一种只要通过不断的努力就可以无限增长的资本,甚至可以说关系性的好坏能决定企业活动的效果。

译/高超,节选自《向会议要效益:用会议激活团队》



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标签:企业管理人力资源管理团队管理
来源:管理智慧
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